Transformez vos réunions
Les réunions peuvent être des atouts ou une perte de temps et d’argent pour les entreprises. Conseils pour en tirer le meilleur, et éviter le pire.
Il y a quelques mois, une personne que j’affectionne tout particulièrement pour la qualité de son travail (Matthieu Wildabaer, pour ne pas le citer) m’a demandé de contribuer à son livre «Petit manuel de rhétorique en entreprise» afin de donner mon point de vue sur une thématique incontournable du quotidien des entreprises: les fameuses séances / réunions / «meeting» en tout genre. Je vous partage ici mon avis pour faire de ces rendez-vous de vrais leviers d’efficacité (et non des gouffres spatiotemporels…).
Tout dirigeant le sait: les réunions peuvent faire perdre un temps incroyable aux collaborateurs, et donc à l’entreprise. À l’inverse, des réunions de qualité peuvent faire la différence, en entrainant par exemple les équipes vers une dynamique de croissance, de performance, vers plus de collégialité, vers des prises de décisions impactantes, etc. La question qui se pose est: comment transformer l’essai?
L’importance du «Why»
Spoiler: je ne suis pas une personne contre les réunions, bien au contraire. Pour moi, une équipe qui ne se réunit pas, n’est tout simplement pas une «équipe» au sens fédérateur du mot. Mais tout comme pour une «team» sportive, les moments où l’on se voit tous ensemble doivent faire sens, empiler des briques pour mener l’équipe plus loin. Comme le mentionne Matthieu dans son livre, il est important de connaitre les raisons (le sens) qui nous poussent à nous mettre tous autour d’une table, ou d’une visio-conférence.
Ce «why», c’est au dirigeant de le définir, ou tout du moins aux managers: Est-ce de l’information que l’on souhaite faire passer durant cette réunion? Est-ce que l’on vise à trouver une solution à un problème? À aligner ou réaligner les équipes? Etc. Cela peut paraitre banal, bateau même, mais je peux vous assurer que la plupart des réunions ne sont aucunement planifiées sur la base de ce «why», du sens.
Penser «coûts-bénéfices» et adapter le format selon
S’il ne s’agit pas de supprimer totalement les réunions, nous devons en revanche trouver la meilleure façon d’échanger afin d’être efficaces et d’éviter encore une fois de faire perdre du temps aux collaborateurs. Dans l’une des entreprises que j’accompagnais, les collaborateurs avaient pour habitude de faire de nombreuses séances, peu cadrées, qui de surcroît dépassaient toujours le temps initialement prévu. Afin de palier à cette problématique, commune à beaucoup d’entreprises, j’ai pour habitude de mettre en place deux choses:
- La première est de faire une estimation du coût de la séance. Quand vous prenez les salaires des personnes autour de la table et leur coût à l’heure, vous constaterez très vite que les séances coûtent très cher. Dans l’exemple cité plus haut, il n’était pas du tout rare que certaines séances coûtent plus de chf 2000.- en termes de ressources Hommes, parfois juste pour régler des problématiques insignifiantes. En faisant ce calcul, cela permet de rendre tangible le temps passé, et de lui donner une valeur réelle, à lui qui n’est pas cumulable.
- La seconde action a été de donner un temps de parole limité par personne (3 minutes). Dans une réunion vous avez toujours des personnes qui parlent plus – voire trop – que d’autres (souvent moi!) . En actant un temps de parole par personne, cela oblige les participants à réfléchir à structurer leur propos pour tenir le timing, tout en contraignant celles qui ne participent jamais à partager des informations. Aussi, privilégiez de commencer par les personnes qui participent le moins en général.
Trop de personnes viennent en séance en tant que spectateurs, alors que l’idée de ces rendez- vous tous ensemble est justement le partage, l’échange. Souhaitant toujours optimiser au maximum cette variable temps (en termes de durée pure mais aussi de ce que l’on met dans chaque minute passée), j’ai récemment passé mes points de situation individuelle de 1h à 30 minutes avec mon équipe de direction. C’est quand même deux fois moins long. Très rapidement, j’ai constaté qu’ils venaient tous en étant mieux préparé, et que le temps de parole «raccourci» de chacun était au final largement suffisant. Allez, bonne séance.
